ГоловнаSp. z o.o.Як правильно зареєструвати ТОВ у Польщі у 2025 році

Як правильно зареєструвати ТОВ у Польщі у 2025 році

Товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) залишається однією з найпопулярніших форм ведення бізнесу у Польщі. У 2025 році процес реєстрації повністю цифровий, що спрощує процедуру, але багато підприємців через це поспішають створити компанію «на автоматі», не враховуючи потенційних ризиків. Помилки на старті можуть призвести до серйозних організаційних, податкових і юридичних проблем, які проявляться лише через місяці або навіть роки.

Етап 1: Вибір способу реєстрації — через систему S24 чи у нотаріуса?

Зараз існує два основних способи зареєструвати ТОВ у Польщі:

  • Онлайн через систему S24, де використовується типовий шаблон договору;

  • Через нотаріуса, який готує нотаріальний акт з можливістю індивідуального налаштування договору.

Простий спосіб через S24 приваблює швидкістю, але має суттєві обмеження: він не дозволяє застосовувати нестандартні корпоративні механізми — наприклад, різні класи часток, заборону конкуренції, опції для інвесторів або право першочергового викупу часток. Якщо у компанії декілька засновників і є інвестиційні плани, варто одразу обрати нотаріальну форму.

Етап 2: Підготовка даних та рішень засновників

Перед реєстрацією потрібно чітко визначити:

  • Унікальну назву компанії, що не повторюється у реєстрі KRS;

  • Місцезнаходження (адресу);

  • Стартовий капітал (мінімум 5000 злотих, але часто цього замало);

  • Склад та порядок представництва управління;

  • Порядок внесення часток.

Важливо подумати про майбутнє: як діяти при конфліктах засновників, якими будуть правила виходу з бізнесу, чи буде можливість залучення інвесторів.

Етап 3: Договір і реєстрація у реєстрі KRS

У випадку S24 договір укладається електронно — за допомогою довіреного профілю або кваліфікованого підпису. При нотаріальній формі після підписання акту заява подається онлайн через Портал судових реєстрів (PRS). Паперовий обіг документів з 2022 року відмінено.

До заяви додають список засновників, підтвердження внесення внесків, згоди на призначення до органів компанії та за потребою інші документи.

Етап 4: Обов’язки після реєстрації

Після внесення до KRS робота не закінчується. Компанія повинна:

  • Подати форму NIP-8 протягом 21 дня;

  • Зареєструвати реальних бенефіціарів у Центральному реєстрі (CRBR) протягом 7 днів;

  • Зареєструватися у ZUS, якщо планується найм працівників.

Також варто подумати про реєстрацію платником ПДВ, особливо якщо бізнес передбачає відшкодування податку з першої покупки. Форма VAT-R подається заздалегідь, найкраще до виписки першого рахунку.

Часто засновують «про запас» компанії без конкретного плану діяльності, але навіть неактивне ТОВ зобов’язане вести бухгалтерію та подавати звіти.

Етап 5: Банківський рахунок і бухгалтерія

ТОВ обов’язково має:

  • Мати окремий бізнес-рахунок (особистий не підходить);

  • Вести повний бухгалтерський облік з дня реєстрації;

  • Призначити відповідальну особу за документообіг і звіти.

Без банківського рахунку неможливо почати справжню діяльність: приймати платежі, сплачувати податки чи залучати інвестиції.

Найпоширеніші помилки при створенні ТОВ і як їх уникнути

Ось 11 типових помилок, які часто допускають під час реєстрації:

  1. Вибір S24 при необхідності індивідуального договору.
    Онлайн-форма не дає змоги прописати складні умови, які доступні лише нотаріально.

  2. Надто малий капітал.
    Мінімум 5000 злотих часто не вистачає для реального старту.

  3. Рівні частки без механізму вирішення конфліктів.
    Два по 50% можуть призвести до блокування рішень.

  4. Відсутність договору між засновниками (shareholders’ agreement).
    Він регулює важливі управлінські питання, які не охоплює статут.

  5. Непродумане представництво управління.
    Визначення спільного представництва може паралізувати управління у критичних ситуаціях.

  6. Забуття про строк повноважень керівництва.
    Члени управління повинні бути призначені на певний термін.

  7. Несвоєчасне подання форм NIP-8 та CRBR.
    Штраф за прострочення подачі від 1000 до 1 000 000 злотих.

  8. Відсутність банківського рахунку.
    Без нього неможливо здійснювати платежі і отримувати гроші.

  9. Запізнення з початком ведення бухгалтерії.
    Облік має вестися з моменту реєстрації компанії.

  10. Помилки у документах KRS (опечатки, відсутність файлів).
    Навіть незначні помилки затягують реєстрацію на тижні.

  11. Відсутність консультації з юристом чи бухгалтером.
    Планування з професіоналами допоможе уникнути багатьох проблем.

Підсумок: реєструйте ТОВ з розумом

Створення ТОВ — це довгострокове рішення, яке формує юридичну основу бізнесу на роки. Кожен крок — від вибору способу реєстрації до визначення управлінських правил — має свої наслідки. Помилки часто не помітні відразу, але можуть серйозно ускладнити життя при розподілі прибутку, зміні засновників або в кризових ситуаціях.

Раджу підходити до реєстрації усвідомлено, залучати юристів і бухгалтерів, щоб збудувати міцну основу для розвитку бізнесу, а не створювати собі зайві проблеми.